供应商与家乐福合作流程浏览

　　家乐福是法国的零售商，也是世界著名的零售商。家乐福在1995年进入中国，目前在中国各主要城市已经拥有了六十余家门店。家乐福门店中销售的商品达几万种，小家电是其中的一个。在家乐福中销售的小家电品牌很多，基本都是采取总部合作、各地经销商配合的方式。因此，有很多的经销商与家乐福有着紧密的合作。随着家乐福在中国的发展，其在中国的门店数量也越来越多，与之合作的供应商也会越来越多。因此，与家乐福的合作就变得愈加重要。

　　家乐福是一个庞大的系统，更多的管理工作是通过制度和网络实现的。因此，作为厂家和经销商一定要熟悉合作的流程和细节，才能够减少不必要的麻烦，避免给厂商造成损失。

　　一、家乐福门店主要人事结构

下图中红色是肯定或者可能在店内发生接触的部门。

　　■ 收货区是送货和退货的渠道。

　　■ 保安部的保安在收货区内监督厂商的收退货。

　　■ 保安部和人事部门一起管理厂家的促销员。

　　■ 店长是门店的最高决策者，负责协调各个部门间的工作。遇到比较重大的事情将会亲自处理，包括和经销商之间的关系以及重大的进货和退货。

　　注意：以前家乐福的门店的店长都是法国人，随着中国市场家乐福门店数量的增加，现在有很多的中国人担任门店的最高领导了。这更加有助于门店与供应商之间的沟通。我们看到家电处部门包括主管和营业员，最基层是理货员。注意在家乐福，营业员是一个职位级别的称呼，而不是门店内最基层的人员。

　　二、 家乐福全国总部的主要人事结构

　　■ 红色是肯定需要接触的部门或者相关的人员。

　　■ 作为签订全国合同的厂家，是肯定需要和总部相关的采购以及财务人员接触的。

　　■ 全国性的海报产品和促销活动是由总部的采购来决定的；全国产品的大体数量和型号是由总部的SDD来决定的。( 但不是唯一的途径)

　　■ 每次全国各个经销商的付款指令是由总部的财务在网上发出付款指令给区域财务然后到门店，是由门店来付款的。

　　注意：我们看到家乐福全国总部的人事结构，从家电处开始，以上级别的职位，都是由法国人担任的。在家乐福，电磁炉、电饭煲、电风扇等产品都属于白电采购部门。如果遇家乐福签订了全国的采购合同，肯定要跟总部相关的采购和财务人员进行接触，全国性的海报和促销活动都要由总部的采购决定的。全国门店的海报也都是总部决定的。全国各门店产品的数量和型号也是由总部的SD1决定的，但这不是唯一的途径。各地经销商的付款指令，都是通过总部来发出给各个区域，再由各个区域发给经销商。尽管产品是由门店销售的，但是门店没有权利付款。

　　■ 红色是肯定或者也许需要接触的部门或者相关的人员。

　　■ 作为签订全国合同的厂家，还是需要和地区相关的采购以及财务人员接触的。

　　■ 地区采购和财务人员具有和总部基本同等的责任和权利；是总部的延伸。

　　■ 区域性的海报产品和促销活动是由区域的采购来决定的；地区采购也可以申请开通。或者关闭单品，申请单会由家乐福使用的商品控制系统传输到全国采购经理处待批。

　　■ 区域财务同样可以查到任何相关的发票及付款信息。

　　注意：目前中国的市场发展非常迅速，所以在家乐福这个系统也是一颗闪耀的新星。2005年，为了适合市场的快速发展，中国家乐福分进行了一次大的人事调整，把中国分为四个大区。目前四个大区的经理都是法国人担任，中国人最高可以做到一个小区域的经理，店长是由小区经理来管理的。大家日常接触的大都且区域的采购和财务人员。

　　三、流程介绍

　　订货，送货，退货， 停止单品

　　■ 除非常特殊的情况外，商品部都没有权利命令门店订货或者退货，所有的订单和退单都是门店根据销售的需要自行决定的。

　　■ 门店的处长和主管要对商品的库存全权负责，一般在月底大盘时候是不会大量进货的，反而有可能会大量退货以便盘点。所以要在接到大量定单时候确认数量，以免造成货运费用的损失和商品周转的损坏。

　　■ 必须在订单规定的时间内把货物送达，否则收货系统无法接受订单。如果订单已经过期，一定要拿到新的订单传真才能送货，否则在收货区将耗费大量时间找营业员补订单。

　　■ 接受退货时要仔细检查商品的附件，不要因为收货区或者部门人员的催促匆匆接受，可以拒收短少附件的商品。

　　■ 在送货和退货前一定要仔细检查订单和退单上的商品价格(都是不含税价)， 计算后如果和协议价格不符，一定要求传真调整后的新单，任何人说这些价格可以调整的承诺实际上都是不可行的。

　　■ 所谓停止单品是家乐福商品系统为了控制厂家商品的数量或者调整商品时将此商品在系统中设置为不能订货的商品。设置是由商品部来控制的，门店对待停止商品一般会采取退货和自行打折销售的方法。

　　注意：家乐福有一个惯例，就是每个月的26日到30日，必定有一天来进行盘点。随着制度的严格，这个规定更加明确。一些供应商在盘点期间的送货，最后不得不找人签字确认，但是这样的情况现在处理起来难度更大。另外过期的订单，不管是谁，都是无权收货。如果经销商送来了，就要花费大量的时间和精力来确定。通过物流来送货的供应商，一定要注意退货的商品是否坏损。由于家乐福每天要接受很多的货物，所以出现坏损也是难免的。需要注意的是，不要相信任何人的口头承诺，系统只认订单和退单。

　　■ 停止单品是总部对门店考核的一个内容，有些经销商在送货之前还不知道是停止单品，送到货时就成了停止单品。

　　发票的送达和付款

　　■ 发票应该在送货后的第一时间送到各个区域的财务部门。在区域财务根据商品系统内的送货纪录核对价格和数量以及开票正确与否后输入财务系统， 合同上签订的付款周期从输入日开始计算。 家乐福规定， 区域财务必须在接到发票后的24小时输入系统，如果发现违规， 供应商可以采取提醒方式，严重者可以向总部财务部投诉。同时， 发票的任何纪录，在区域、总部的财务和采购部门都可以查到， 供应商自己在网站上也可以查到。

　　■ 家乐福一般每个月付款3到4次， 大约在每个月的7号，14号， 21号和28号。只有VIP供应商才在28号可以收到付款。如果发票输入系统的时间加上合同的帐期后错过了规定的付款日，一般只有等到下个付款日才能付款。 如果款项较大或者时间只差1天， 可以和总部财务具体负责的人提前沟通一下， 也可能提前付出。

　　■ 另外一个非正常渠道是由采购员填写提前付款申请单， 要家电总监、财务总监或者区域商品总监的签字才可以提前付款。

　　■ 发票如果开错或者不合要求，家乐福财务应该及时退还发票，要求重开。

　　注意：如果财务人员延误了发票的输入时间，供应商可以进行投诉，家乐福也处罚过这样的财务人员，也希望供应商能够监督区域财务人员的工作。如果某供应商紧急需要一笔货款，千万不要寄希望于家乐福，家乐福的财务系统是很严格的。电脑系统只认时间，人为的因素很少。除非特大的款项，有特殊的用途，经过总部的严格审核之后，才能够得到审批。28日是给vip供应商付款日，家乐福的vip供应商数量极少，家电的vip供应商只有2个。另外被退回的发票，一般是通过快递，并电话告知供应商的。

　　单品的开通和关闭

　　■ 全国合同的厂家，不论全国或者区域的采购员都可以申请单品的开通和关闭，申请单都由全国采购经理审批后，传输到总部专门的处理单子的部门(CODEFICATION)来处理， 每天下午5点截至处理单子。处理好的单子经过一个晚上的系统传输后，次日在门店系统内生效。

　　■ 系统允许一个同样的单品可以在不同的城市和门店开通或者同时关闭。有时取决于每个门店在系统中所规定商品位置的多少。一旦系统位置被占满，是无法开通单品或者加入新品的。

　　■ 所有品牌的相同类型产品共同占用这个产品分类的系统位置，如果数量不只超越一个，即使关掉一个相同品牌的产品也是无法开通自己的产品的。

　　■ 由于家乐福门店数量增加较快， 商品部是无法完美控制每个门店的商品数量和型号，如果发现一些单品的开通和关闭已经影响了门店的销售，门店的主管和处长是可以通知商品部要求调整。

　　注意：家乐福日常比较正规的沟通方式是靠邮件，门店的采购与总部也是通过这种方式。所以，供应商要养成随时打开邮箱的习惯。接受邮件等通知。如果一个单品已经严重影响了门店的销售，门店处长和主管有权力通知商品部门进行调整。当然这里面的客情关系也是有的，但是很小。

　　全国、地区单店的促销活动

　　■ 海报 在家乐福也称之为DM。海报是由总部市场部统一规划档期，分配每个处的页面后，由总部商品部各个处自行分配给全国和地区厂家的商品作为广告以促进销售。基本档期为7到10天，终年不断。

　　■ 全国合同的商品可以被选作全国海报促销的商品或者某个地区或者城市的。一般规定要求不论是全国还是区域采购，在选择海报商品后必须通知相关厂家所需的价格型号数量照片以及时间和覆盖城市。由于印刷和校对的时间很长，一般海报会提前1个半月到1个月要求采购和厂家确定相关一切。

　　■ 为了自行纪录海报产品带来的收益，每次做海报时最好都向相关采购索取海报确认单。家乐福内部也要求采购向厂家提供此单据。

　　■ 区域或者门店也可以自行印刷区域性或者城市海报，或者登报纸广告。这些商品的选择和价格由区域和门店来决定。

　　■ 促销台 在家乐福也称为TG。促销台的销售是非常重要的，尤其在节假日期间是厂家主要销售的来源。虽然从2004年9月起，促销台的选择归商品部安排，但是门店的执行权还非常稳固。家乐福规定门店不允许以任何名义收取任何促销费用、促销员管理费用、不合理的培训费用，因为所有的费用都已经签到合同中了。但是有些区域和门店有一些名目的费用任务，采购尤其是门店人员会承诺一些长期促销台或者其他感觉比较诱人的优惠，这些都必须非常慎重对待。

　　注意：家乐福的海报的数量是非常大的，是按照城市控制的。供应商要适应家乐福的时间流程，例如，很多家乐福的供应商按照自己的促销计划来做家乐福的海报，这样肯定是不行的，要提前3个月来做计划。现在虽然7、8月份，但是家乐福的十一海报已经开始筹备了。在做促销海报内容的时候，一定要作认真细致的校对，并及时确认，并保存好单据，以便结帐。

　　门店也有一定的任务要求，目前个别的门店还在收取促销费用、促销员管理费用、不合理的培训费用，大家有权拒绝。有些门店的人员超越自己的职能范围收费，供应商是可以投诉的。还有些门店的管理人员，与供应商签订一些不可能实施的合同，供应商看到某个处长的签字认为就合法了。其实，家乐福只认公章，不认签字。任何人的签字都是无效的。

　　各个部门利润的要求

　　■ 除了门店的毛利外(还有一些适当的促销员押金等)，家乐福应该收取的所有费用和利润都已经签在合同上了，没有任何人和部门应该再要求供应商缴纳其他费用。

　　■ 门店的毛利要求是：40部门的商品保持0，41部门在3%左右即可接收。毛利主要是门店来控制的。门店的商品系统可以往下调低商品的进价和售价(即所谓的促销进价和售价，是有时间段设置的)，商品部可以在全国调动进价和售价。

　　■ 如果商品的性质是红色的，是不限制调价的。如果是绿色的，说明是商品部来控制价格的，门店不可以调价，只有在收银台上通过门店的电脑部门紧急变价，才可以维持1天价格。

　　■ 对于促销商品的利润要求不高，尤其是畅销品。可以长期保持在很低的毛利。毕竟家乐福门店的销售任务是每天都必须完成的。

　　注意：家乐福的产品划分与市场有一定的差异，电磁炉等赚钱的产品属于40部门，包括冰箱、空调等产品；空调扇等属于41部门。0-3之间的利润点是一个参考值，家乐福对于一些畅销品可以保持很低的毛利。而对于门店的人员，销售的压力是最大的。家乐福对销售系统的控制是非常严格的。例如某供应商获知竞争对手要在第二天作促销，于是下午6点通知相关人员自己第二天的促销计划，这是不可能的，门店是做不到的。

　　家乐福使用的几个软件平台

　　■ 商品销售控制系统：太平洋5号，也称P4系统。这个系统是所有门店、区域和全国商品部共享的商品控制平台，只是各人的权限不同而已。所以，所有商品的任何信息在这个系统中一定是相同的。

　　辅助商品系统：NSA++。这个系统是采购和总部的数据部门多用的系统。所谓的开通、关闭商品的所有操作都是在这个系统中完成的。然后和太平洋5号系统互相传输。所有厂家的合同信息扣款付款信息也都录入在这个系统中，以连接另外一个重要的财务系统金棕榈。 当然，如太平洋系统一样，全国所有部门都能分享这个系统的信息，也是权限不同。

　　■ 财务系统：金棕榈系统。 此系统是具体给厂家付款，纪录所有来往账目的系统。同样，它也是全国按各自权限来分享。所以，在任一个门店、财务、区域、总部， 都可以查到某个供应商的基本信息。

　　■ 供应商的系统。从2005年底， 家乐福逐渐从主要城市开放对所有供应商的网上查阅软件。每个供应商都有自己的用户名和密码，所有在金棕榈上登录的信息都会及时地反应到这个平台，给供应商提供了很好的帐目查阅纪录。

　　（责编 朱冬梅）