从业务人员的出差管理中要效率

2011-06-25 19:14 来源：现代家电网作者：潘文富[ 收藏 ]

　　对于管理者来说，只要存在对下属员工视线所不及的地方就属于远程管理。通常说来，一旦脱离了管理者的直接监辖，员工的工作效率和质量，要么取决于员工自身素质和高度的自觉性；要么是靠相关监督和管理机制来保证。业务员的出差，其实也是和驻外机构一样，属于远程管理范畴。因此，要想对出差业务员实施有效管理，就得从结构和体系上来建立管理思路。并在此指导思想下，设计出相关管理和监督的办法。

　　如果能够换个角度来看看现实中，业务员是如何来看待出差的？除去那些正常的工作角度外，大多数业务员往往会从个人角度来看待出差。例如，出差是散心；出差是旅游；可利用出差来回避公司内部事务或矛盾；甚至把出差当成是“搞钱”（小到车旅票据，大到客户受贿）的好机会，诸如此类……在以上诸多业务员私利下，这出差的效率自然也就高不到哪里去了。到最后甚至直接演变成为出差而出差，而不是为解决问题而出差了！

　　当业务人员出差效率不高时，经销商老板先别急着打业务人员的“板子”，而应先追查管理者自身责任。作为管理者，对业务人员的出差问题，必然是存在诸多管理不到位的方面。只有在安排不到位、监督不到位、服务不到位的前提下，才会出现出差效率低下的问题。

　　在笔者曾接触到的常规出差管理模式中，以下这几方面问题是经常出现的：

　　1.缺乏对出差的计划和管理。对为什么出差，出差解决什么问题，出差中的时间和进度管理等方面缺乏系统的计划和管理。

　　2.缺乏对出差人员的服务意识。对于那些出差在外的业务人员，基本上就是“嫁出去的姑娘，泼出去的水”，只怀疑他们在出差时游山玩水，却很少去想能为他们提供哪些服务？

　　3.缺乏对业务员出差后的复查。最多也就是查查报销票据和一纸出差报告。

　　4.业务员的出差似乎只是销售部一个部门的事情，与其他部门没什么关系。

　　如何有效提升业务人员的

　　出差效率？

　　1.出差的计划性管理

　　简单地说，就是改变那种临时或自发的出差模式，而根据所辖地区市场状况、销售计划等前提条件，提前制定出以年度为单位的出差计划。当然，这只是计划内的出差，并不包括一些突发和临时性出差。

　　该出差计划由各业务人员自行制作，并送交部门主管进行原则性审核和留存，并以此作为日后审批单次出差的参考依据。这里需要说明的是，管理者在要求业务人员制作此项出差计划时，必须同步核算出差的费用预算。也就是说，如果计划一年出差20次，那每次的出差费用组成是怎么样的，合计费用又是多少等等。而之所以要业务员做此项出差计划的目的无外乎两个：一是检验业务人员对自身工作的规划性；二是让业务人员有个成本意识和责任感。看看自己一年出差花掉了公司多少钱，而自己带来的效益又在哪里？

　　2.针对外出业务员的服务工作

　　决定业务员在外工作效率的因素有两方面：一是出差事务的计划协调；二是业务员自身的心情。而在这两个方面中，除了业务员自身因素外，来自公司总部的服务性工作，往往也能在一定程度上帮助业务人员解决这两个问题。

　　首先，是业务员情绪方面的因素。由于大多数业务员出差多是只身前往，背井离乡，孤身一人面对诸多事情，其心情难免会有些落寞。因此，如果公司总部能够提供一些服务性措施，就可以积极有效地改善业务人员的情绪。例如，每天短信发送出差地的次日天气预报，提醒添加衣服；注意人身安全；以及提前帮业务人员预定车票、酒店等。

　　其次，业务人员出差的工作内容之一便是拜访当地客户。这提前的预约工作最好是由总部来做。一方面，这能够体现总部对业务人员的服务；另一方面也能间接加强客户对此次拜访的重视程度。再说，这也是对业务员的一种监督性行为。客户的拜访计划和时间由总部提前安排好，可以逼着业务人员按照总部规定的约见计划去逐一拜访客户，也就由不得业务员自己偷工减料了！

　　除了这些量化、理性的服务措施外，还可增加一些感性的服务因素。例如，总裁慰问电话。具体操作办法是，每天由行政部将当日在外地出差业务员名单汇总给总裁，由总裁随机抽取一位打电话过去。当然，电话内容不用谈什么业务方面的事情，完全就是关心问候。这既体现了对业务人员的关心和鼓励，也是对业务员的一种无形的压力。

　　3.人事部门参与管理

　　对业务人员的出差管理，可不是仅仅是业务部门的事情。企业的其他部门，尤其是人事部门，更要积极参与进来。业务人员的在外出差工作，其实是对其独立工作能力的一种检验。例如，在实施相关培训后，业务人员在外出独立工作过程中，是否有将培训中所学到的知识在实践中加以运用？更是一种对业务员的一种锻炼——锻炼其规划能力、应变能力、承压能力等。而这些检验和锻炼，都将是人事部门核定员工状态的最好方式，并以此作为该员工日后培训工作的设计依据和重点员工发掘依据。

　　4.关于出差报告

　　目前，业务人员所做的出差报告，大多是合成式的。所谓合成式，也就是业务员在出差回来之后，把出差几天中所处理的事情，合并撰写成报告，并与出差票据一起交上去。其实，很多时候，这出差报告也就变成了一种形式，很少能够起到多少实质性的作用。

　　如何设计业务员的工作

　　报告内容？

　　第一，出差前报告

　　在出差前，业务员就应针对本次出差所需要解决的问题和事务，做一个计划安排。例如，打算怎么解决，解决问题的步骤等。

　　第二，上级主管意见

　　对于业务人员的出差申请，主管不能简单地签署意见。而应给出具体的工作部署意见。

　　第三，形成出差日报制度

　　出差报告不能事后集中汇总，而应写成日报制度。也就是说，在外出差期间，在当日工作结束后，必须于当晚汇总日工作汇报。即便是一些以电话形式与主管沟通的相关问题，也得写进当天的工作报告，并于当日发给上级主管。

　　第四，上级主管在接受到业务员的报告后，迅速批复意见

　　上级主管应及时对出差员工的日工作汇报进行回复，可别等业务人员出差回来之后，再做指示。那样，业务人员还得在下一次出差中才能一一落实。