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身为店长 如何让公司听第一线声音

2016-12-22 17:14 来源:现代家电网 作者:软妹 [收藏]

今天来到了职场观察时间,想要在职场上弯道超车,『向上沟通』是一门非常重要的学问,向上沟通是指讯息从员工端流向主管端,组织中若只有向下传达、命令,而缺乏有效的向上沟通,讯息将成为单项循环。

无法获得下属讯息反馈的主管,将无法依据全局观来进行决策,因而做了无效率决策,甚至产生错误的决策判断,导致与员工间关係紧张,而员工无法理解主管的决策思维,可能出现不符、反弹声音,对于组织而言可能产生庞大的沟通成本。而掌握向上管理的精髓,将可以弯道超车,除了提高在组织中的影响力外,更可以成为主管的盟友在职场上如鱼得水,几个技巧带领大家一探究竟。

秘诀一:换位思考,掌握关键数字和叙事逻辑向主管报告

『掌握关键数字』和『叙事逻辑』向主管报告这门学问,是软妹在Stella工作职场上一位资深师傅传授我的第一个职场秘诀,而这门职场学问是可以运用于跨越不同类型的零售产业,甚至是可以跨产业的,以下软妹今天就这个议题和大家聊聊。

中高阶主管平时工作繁忙,最需要的不外乎是希望了解『目前门市所处的情况』与『如何提升整体门市绩效』两件事情,而中高阶主管上头还有大老闆,需要向更高阶的决策者告知现有门市情况,因此身为门市店长或干部的我们是有义务让主管快速获得重点讯息。我们一起来回想一下上次主管问你门市最近还好吗,你是否只是回答了状况还可以、来客数蛮多的之类等模煳的词彙,这其实不是一个有效的沟通方式,有效的沟通方式应该包含关键数据及叙事逻辑两个重点,以下我们来换位思考如果你是主管会希望得到什麽答案。

当你用模煳话语提到门市状况还可以、来客数蛮多、有点差等状况时,主管其实心裡是想得到以下答案的:

1 你依据什麽下了这个判断,而这个判断『理想与现实差距』为何?

2 若有差距的状况发生,你『掌握主要矛盾』了吗?

3 你怎麽看『未来趋势』,现在不错那未来『如何维持』?

每一个主管都是期待有一个与自己有相同认知及思考频率的下属,因此若我们要成为一个得利的助手,或希望获得主管的信任进而得到升迁,必须常常换位思考『主管需要什麽讯息』,我们提供什麽讯息可以协助他进行决策判断,甚至是便于寻求跨部门的协助。

秘诀二:辅佐主管弱点,同时活用主管优点

在零售产业范轴除了因产品别、通路别不同,而有不同的水平专业切入点外,在整个产业上、中、下游的垂直切入点,也因为『每个人所属职务不同而各有专攻之处』。因此我们在面对和我们专攻之处不同的主管时,难免会有一些不服的情绪,像是你会认为这个主管无法带领自己或其他同事,或对于你的问题及困惑没办法提供具体、有效的指导方针,甚至会有主管无法了解我们的感受这些负面的情绪。

但是一直受制于负面情绪的干扰,并无法提升你在职场上的心境舒适度,因此我们应该积极寻求解决之道来解决主要矛盾。举例来说,像上述提到的例子面对擅长以数据及逻辑思考的主管,或许我们可以『进一步向主管请教交流专业上的细节,让主管的专长有发挥的空间』,而你和主管的深度交流或许也可以激发你我工作上的盲点。

但是同时这个主管或许对于业务的敏感度并不高,因此对于创在客源或是客户经营上可以提供的建议有限,因此身为下属的我们,『需要思考的是我应该提出什麽样的问题或请求,以便于主管决策或是如何让主管召集其他部门主管来集思广益』,而非透过消极沟通的方式面对,像是心裡想着反正主管也不懂我就不问他了等想法。

秘诀三:学习提出具有解决方案的计划

对于中高阶主管可能需要同时需要管理多个团队,在很多时候无法一次关注掌握所有部门的问题,一忙又将各部门的请求搁置于一旁。然而我们身为一个部门中的成员或干部,我们可能会认为,我提出的问题至关重要,为什麽主管把我们的问题搁置了呢?那请你回想一下你提出的问题是否没头没尾的,或是仅用单纯叙事方式带过问题,而未提出可能可行的几个解决方案,提供主管决策参考。

即在提出问题时,不能只是提出请求,更要针对问题提出几个解决策略,提供主管作为决策参考,也可以加速整个决策流程的运行,以下是几个描述问题的关键要点,大家可以参考下。

1. 问题概况:先说结论,希望主管协助什麽。

2. 问题背景:必须改善的现况和原因,多用数据及事实说明问题侦结点。

3. 问题提案:解决这个问题的可能提案,针对希望谁协助、何时、怎麽做、大概预算等。

4. 预期提案的成效,及未来可能遇到什麽突发困难等。

5. 希望主管决策及回复时间。

点评
       以上几个要点为向上沟通的技巧,多换位思考把主管视为战友,遇到棘手的问题时可以具体的把问题讲清楚,并掌握在每一次的事件中,不断在主管的视角、你的视角中思考解这件事该怎麽解决,并对主管直接提出建议,若此问题非主管的专业,更应该说明问题缘由,并引导主管做出正确的决策,将可以将上下沟通带到良性的循环之中,期待大家在职场上弯道超车成为主管们最佳战友。

网站编辑:石少菊
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